社内DX事例(法務DX) – LegalForceキャビネを導入しました!

ピープルソフトウェアの山本です。10月後半に入りましたので、年末までのやることリストを計画中、頑張って良い年越しをしたいですね~。今回は、社内DXのひとつをご紹介します。

株式会社LegalForce様から画像提供・画像使用許可をいただいています

以下でご紹介するLegalForceキャビネの導入については、株式会社LegalForceさまのサイトでも事例紹介いただいています。

社内DXとは

当社の社内DXは、特に管理部門の事務業務について、デジタル化と働き方改革によって仕事のやり方を変えること、それによって、業務効率化だけでなく、提供できる価値と全社の生産性をアップすることもねらいとしています。

この社内DXは、特に管理部門にとっては、コストセンターからプロフィットセンターに転換できるチャンスなので、事務業務を所管している経営推進本部の重点課題としています。

今回ご紹介するのは経営推進本部で所管する法務の業務フローのうち、「契約管理」の事例です。

契約管理の課題

契約管理といえば、従来であれば、だいたい次の流れかと思います。契約書が締結されると、

当社ではこの流れのそれぞれに課題がありました。

①管理台帳についての課題
・管理台帳が1つのExcelファイルなのでファイル破損リスクがある
・1つのファイルなので複数ユーザが同時に編集できない不便
・誰が編集したのか特定したいときに煩雑
・管理したい項目が増えて記入が煩雑
・記入が煩雑なので全部は記入されない
・記入のメンテナンスがしにくい(原本との対比がしづらい)

Excelによる管理台帳のイメージ(実物ではありません)

②PDFをとることについての課題
・スキャンするのが面倒
・面倒なのでスキャン待ちの契約書がたまる
・面倒すぎてスキャンする意味に疑問を感じる(契約内容は原本やその元のWord等で確認できる) 

③原本とPDFをしまうことについての課題
・原本を大切にしまうことにより、取り出しづらくなる
・取り出した原本が必ずしも原状で戻されないリスクがある
・PDFはサーバに置くが探しづらい、クラウドストレージだと権限管理が煩雑

ツール検討の経過

当社では上記の課題のうち、次にフォーカスしてツールを探すことにしました。
要望1.管理台帳のクラウド化(脱Excel)
要望2.契約管理の業務効率化(管理項目の入力自動化、管理項目の監視etc)
要望3.社内DXとして新たに提供できる価値の実現

要望1と2については対応できそうなプロダクトがいくつかあったのですが、この2つだけだと細かな機能や月額利用料の比較検討になってしまい、決めかねていました。

そこで要望3について部内で検討の結果、管理部門として企業理念実現の加速、事業部門のビジネス創出を支援したり、加速させたりするような働き方を価値としたい、そのための契約管理として、もっとやるべきことは「契約内容の把握・管理」だろうとなりました。

「契約内容の把握・管理」といっても、従来型の既定の管理項目(契約期間や金額など)だけではなく、ビジネススキームの枠組み、個々の重要な契約条件やその表現方法などについて、まず過去現在どうなっているか簡単に調べたい、次いでそれらを今後のビジネスに利活用したい、これらによって契約管理をアーカイブマネジメントからナレッジマネジメントに変える、ここまでいけば社内DXに値するだろうと部内で合意できました。

重視したい機能として、契約書内容の読み取り機能に絞った結果、「締結済みの紙の契約書をスキャンしたPDFでも独自のOCRとAIにより、当事者名や自動更新の有無、契約期間などを自動抽出できます。また、全文検索も可能」とするLegalForceキャビネを試験導入することに決めました。

ツール導入と今後

LegalForceキャビネ導入にあたっては次の流れをとりました。

2020年12月に試験導入をスタート。当社は企業規模は大きくないのですが、契約管理は基幹業務の中でも重要部分のため、文字どおりの「試験導入」をしました。重視していた読み取り機能については、さまざまな契約書をアップして試し、その結果のフィードバックをもって、LegalForceのみなさまとコミュニケーションもさせていただきました。

「試験導入」の期間を半年ほどかけたのは慎重すぎたかもなのですが、契約書のメモ欄検索、カスタム項目、更新期限のメール通知など部内で期待が大きかった機能が追加されるタイミングを待って全社展開としました。

ツール導入が軌道に乗ったので、今後は社内DXの実現、特に契約管理をナレッジマネジメントに変えるところの実践を拡大したいですね。こういった取り組み手法を他の業務にも展開して、経営推進本部をコストセンターからプロフィットセンターに転換していきたいと思います。

最後までご覧いただき、ありがとうございました。